Festschreiben — und was danach gilt

Mit dem Festschreiben bekommt der Beleg seine Nummer, seine Daten werden eingefroren und das PDF entsteht. Ab hier ist er unveränderlich — durchgesetzt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche.

Entwurfänderbar, löschbarfestschreibenOffenNummer vergebenZahlungTeilweise bezahltRestBezahltstornierenStorniert+ Gutschriftänderbarunveränderlich
Zustände eines Belegs: Aus dem Entwurf wird durch Festschreiben ein offener Beleg. Zahlungen führen zu teilweise bezahlt und bezahlt; Stornieren erzeugt eine Gutschrift und setzt den Beleg auf storniert.

Was dabei geschieht

  • Die Nummer wird vergeben: fortlaufend und lückenlos, nach dem Muster aus den Firmendaten. Es gibt keinen Weg, sie nachträglich zu ändern.
  • Empfänger und Absender werden kopiert. Der Beleg trägt fortan seine eigene Fassung; ändert sich später eine Anschrift, ändert das den Beleg nicht.
  • Das PDF entsteht sofort und wird mit Prüfsumme abgelegt. Jeder weitere Abruf liefert dieselbe Datei — auch nach einer Änderung an der Vorlage.
  • Der Vorgang steht mit Zeitpunkt und handelndem Konto im Protokoll.

Was danach noch geht

Änderbar bleiben nur Status, Zahlungsstand und Stornovermerk. Positionen, Beträge, Empfänger, Datum und Nummer nicht.

Ein festgeschriebener Beleg lässt sich nicht löschen. Das ist keine Einstellung, sondern die Aufbewahrungspflicht nach §147 AO — zehn Jahre.

Ein Fehler wird storniert, nicht korrigiert

Beim Stornieren entsteht eine Gutschrift mit eigener Nummer; der ursprüngliche Beleg wechselt auf „Storniert". Beide bleiben erhalten, und zusammen ergeben sie null.

Danach lässt sich der Vorgang neu berechnen: Der stornierte Beleg dient als Vorlage, das Duplikat wird korrigiert und festgeschrieben.

Über eine Gutschrift ist zu wissen:

  • Sie trägt positive Beträge — die Richtung steckt im Belegtyp, nicht im Vorzeichen. So schreibt es die europäische Rechnungsnorm vor.
  • Sie zeigt den Status „Ausgestellt" und wird nie überfällig: Sie stellt keine Forderung.
  • Sie nimmt keine Zahlungen an und lässt sich nicht selbst stornieren.
  • Sie zählt nicht zum Umsatz. Neutralisiert wird dadurch, dass das Original auf „Storniert" wechselt — zählte die Gutschrift zusätzlich, fehlte der Betrag zweimal.

Der Entwurf davor

Ein Entwurf hat keine Nummer, zählt nicht zum Umsatz und trägt im PDF einen sichtbaren Vermerk. Er lässt sich ändern, kopieren und löschen. Sein PDF wird bei jedem Abruf neu gesetzt und nicht abgelegt: Ein archiviertes PDF von etwas jederzeit Änderbarem wäre irreführend.