Kunden und Katalog

Kunden und Katalogpositionen sind Vorlagen für die tägliche Arbeit, keine Pflicht: Ein Beleg kommt auch ohne Kundendatensatz aus.

Drei Wege zum Empfänger

• Kunde aus den Stammdaten. Die Anschrift kommt von dort. Sinnvoll bei wiederkehrender Geschäftsbeziehung — der Kunde bekommt eine Kundennummer, und die Rechnungsliste lässt sich nach ihm filtern.
• Felder am Beleg. Dieselben Angaben, nur an diesem einen Beleg erfasst. Für die einmalige Rechnung, für die sich kein Datensatz lohnt.
• Freier Anschriftenblock. Zeile für Zeile, wie eingegeben — für Fälle, in die kein Formular passt.

Bei allen drei Wegen gilt dasselbe: §14 UStG verlangt Name und Anschrift des Empfängers. Ein freier Block aus einer einzigen Zeile ist ein Name ohne Anschrift und wird abgewiesen; Name und Anschrift müssen auf getrennten Zeilen stehen. Die erste Zeile gilt als Name.

Was ein Kunde sonst mitbringt

• USt-IdNr. — bei einem Kunden im EU-Ausland schlägt der Beleg damit Reverse Charge vor.
• Land — bestimmt zusammen mit der USt-IdNr. die steuerliche Behandlung.
• Abweichendes Zahlungsziel — überschreibt für diesen Kunden die Vorgabe aus den Firmendaten.
• Leitweg-ID — für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
• Notiz — nur intern, erscheint auf keinem Beleg.

Katalogpositionen

Eine Katalogposition ist eine gespeicherte Zeile: Bezeichnung, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz. Im Editor lässt sie sich übernehmen und danach frei ändern — was am Beleg steht, ist eine Kopie, kein Verweis. Eine spätere Preisänderung im Katalog rührt bestehende Belege nicht an.

Einheiten werden als genormte Codes gespeichert und als deutsche Bezeichnung angezeigt: Stück, Stunde, Kilogramm, Pauschale.

Archivieren statt löschen

Kunden und Katalogpositionen werden archiviert, nicht gelöscht: Ein Beleg verweist auf seinen Empfänger, und der Verweis darf nicht ins Leere zeigen.

Ein archivierter Eintrag verschwindet aus der Auswahl, bleibt aber an allen Belegen sichtbar, die ihn schon benutzen. Rückgängig machen lässt sich das jederzeit.