Mahnungen
Zu einer überfälligen, offenen Rechnung lässt sich eine Mahnung ausstellen. Es gibt 3 Stufen.
So entsteht eine Mahnung
- Die Rechnung öffnen. Ist sie überfällig und offen, steht dort „Mahnung ausstellen".
- Bestätigen. Die Mahnung bekommt sofort eine Nummer und ein PDF.
- Das PDF herunterladen und verschicken.
Zurücknehmen lässt sich das nicht — eine ausgestellte Mahnung ist ein Dokument.
Was auf der Mahnung steht
- Die gemahnte Rechnung mit Nummer, Datum, Fälligkeit und Betrag.
- Der offene Betrag am Tag der Mahnung.
- Die Mahngebühr der jeweiligen Stufe, sofern eine hinterlegt ist.
- Eine neue, kurze Zahlungsfrist. Die Frist der Rechnung bleibt unberührt — sie ist ja verstrichen.
- Keine Umsatzsteuer. Eine Mahnung fordert eine bestehende Forderung ein und begründet keine neue; ein Steuerausweis darauf wäre nach §14c geschuldet, obwohl er nichts bezeichnet.
Der Ton steigt mit der Stufe, die Drohung nicht: Faktura kündigt kein gerichtliches Mahnverfahren an und nennt keine Inkassostelle. Was auf dem Blatt steht, muss der Absender einhalten können.
Gebühren
Die Gebühr je Stufe steht in den Firmendaten. Voreingestellt sind 0 € für die Zahlungserinnerung und steigende Beträge danach — wer zum ersten Mal erinnert, verlangt üblicherweise nichts dafür.
Verzugszinsen berechnet Faktura nicht. Sie hingen am Basiszinssatz, der sich halbjährlich ändert; eine gepflegte Fremdzahl, mit der die Anwendung rechnet, während sie veraltet, wäre schlechter als keine.
Eingefrorene Beträge
Was auf der Mahnung steht, galt am Tag ihrer Ausstellung. Zahlt der Kunde danach eine Teilsumme, ändert das den verschickten Brief nicht. Ein Dokument, das sich nachträglich ändert, ist keines.
Eigene Nummern
Mahnungen zählen in einem eigenen Nummernkreis, getrennt von dem der Rechnungen. Der Rechnungskreis muss lückenlos sein; zählte eine Mahnung darin mit, entstünde dort eine Lücke, die niemand erklären kann.
Wenn nicht gemahnt wird
Steht der Knopf nicht da, nennt die Belegseite den Grund:
- Noch nicht überfällig — wer am letzten Tag der Frist zahlt, hat gezahlt.
- Nichts mehr offen — auch dann nicht, wenn der Termin lange verstrichen ist.
- Entwurf — keine Forderung.
- Storniert — die Forderung besteht nicht mehr.
- Gutschrift — sie fordert nichts ein.
- Letzte Stufe erreicht — eine vierte Mahnung ist keine Mahnung mehr.
Das ist eine Auskunft, kein Fehler.