Eine Rechnung schreiben

1. Neue Rechnung anlegen. Sie entsteht als Entwurf und darf unvollständig sein — das ist sein Zweck.
2. Empfänger wählen: Kunde, Felder am Beleg oder freier Anschriftenblock.
3. Positionen erfassen.
4. Datum und Zahlungsziel prüfen. Vorbelegt sind der heutige Tag und die Frist aus den Firmendaten oder vom Kunden.
5. Vorschau rechts ansehen — sie zeigt das PDF selbst, keine Nachbildung.
6. Festschreiben.

Positionen

Jede Zeile trägt Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz; Beschreibung und Rabatt sind freiwillig. Zeilen lassen sich mit der Maus umsortieren.

Gerechnet wird ausschließlich in ganzen Cent. Je Position wird einmal gerundet, die Steuer dagegen je Steuersatz — nicht je Zeile. Deshalb kann die Summe der Zeilensteuern um einen Cent von der ausgewiesenen Steuer abweichen; ausgewiesen ist die richtige.

Ein Rabatt gilt der einzelnen Position und wird in Prozent erfasst. Einen Rabatt auf die Gesamtsumme gibt es bewusst nicht — er ließe sich den Steuersätzen nicht eindeutig zuordnen.

Steuerliche Behandlung

Die Anwendung schlägt sie vor und begründet den Vorschlag:

• Regelbesteuerung — der Normalfall im Inland.
• Reverse Charge — Kunde im EU-Ausland mit USt-IdNr. Der Beleg weist keine Steuer aus und trägt den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
• Ausfuhr — Kunde im Drittland.

Bei der Kleinunternehmerregelung ist die Behandlung festgestellt, keine Frage: Sie kommt aus den Firmendaten und schlägt alles andere.

Abweichen ist möglich, kostet aber einen bewussten Schritt hinter einem aufklappbaren Bereich — mit dem Grund daneben. Der Grund für die Hürde: Ein falsch ausgewiesener Steuerbetrag wird geschuldet.

Was zum Festschreiben fehlt

Über den Knöpfen steht, was noch fehlt: Empfängeranschrift, Positionen, Datum, Angaben aus den Firmendaten. Jede Zeile führt zu ihrem Feld, und das Feld markiert sich selbst.

Das ist ein Hinweis, kein Fehler — ein Entwurf darf unvollständig sein. Erst das Festschreiben verlangt Vollständigkeit.

Geprüft wird dabei mit derselben Regel, die auch der Server anwendet. Was hier grün ist, geht auch durch.

Freie Texte

Einleitung steht über den Positionen, Schlusstext darunter. Beide sind freiwillig und gehören zu diesem einen Beleg. Ein Text, der auf jedem Beleg stehen soll, gehört in die Vorlage oder in den Fußtext der Firmendaten.

Kopieren

Duplizieren legt eine neue Rechnung mit denselben Positionen und demselben Empfänger an — als Entwurf, mit heutigem Datum und neuer Frist. Nummer und Urheber wandern nicht mit: Die Kopie gehört dem, der sie anlegt.